Compliance-Vault
Im Vault sammelst du alle Compliance-relevanten Dokumente an einem Ort: DoCs, Material-Zertifikate, Recyclat-Nachweise, Vertragspapiere mit dualen Systemen. Reguly behält den Überblick und erinnert dich rechtzeitig, wenn ein Dokument abläuft.
Was ist der Vault?
Der Vault ist nicht einfach ein Datei-Ordner. Er ist ein strukturierter Tresor, in dem jedes Dokument mit Metadaten verknüpft ist: Welches Produkt? Welcher Lieferant? Welches Material? Welches Ablaufdatum? Diese Verknüpfung erlaubt Reguly, intelligente Reminder zu schicken und im Audit-Fall innerhalb von Sekunden das richtige Dokument zu liefern.
Wann nutze ich den Vault?
- Direkt nach jedem DOC-Generator-Lauf: Die fertige DOC wird automatisch im Vault abgelegt.
- Wenn ein Lieferant ein neues Zertifikat schickt: Lade es manuell hoch und ordne es einem Lieferanten und Material zu.
- Im Audit-Fall: Filtere nach Produkt oder Material und lade alle relevanten Dokumente als ZIP herunter.
- Bei Ablauf-Reminders: Reguly schickt dir 30, 7 und 0 Tage vor Ablauf eine E-Mail. Verlängere oder ersetze das Dokument mit einem Klick.
Schritt für Schritt: Dokument hochladen
- 1
Vault öffnen
Im Dashboard unter „PPWR → Compliance-Vault". Du siehst alle existierenden Dokumente, gefiltert nach Typ und Status.
- 2
Neues Dokument hochladen
Klicke auf „Hochladen" und wähle die Datei aus (PDF, JPG, PNG sind möglich; max. 10 MB pro Datei).
- 3
Metadaten zuweisen
Reguly fragt nach Dokument-Typ (DOC, Zertifikat, Vertrag, Sonstiges), Verknüpfung (Produkt, Lieferant, Material) und Ablaufdatum. Diese Daten machen das Dokument im Audit-Fall sofort findbar.
- 4
Reminder konfigurieren
Standardmäßig schickt Reguly Reminder 30 Tage vor Ablauf. Du kannst zusätzliche Reminder setzen (z. B. 90 Tage) und die E-Mail-Empfänger anpassen — wichtig, wenn das Dokument von einem Kollegen verlängert werden muss.
- 5
Speichern
Nach dem Speichern ist das Dokument im Vault verfügbar. Du kannst es jederzeit umbenennen, neu zuordnen oder herunterladen.
Dokumenten-Typen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| DOC | Konformitätserklärung — automatisch beim DOC-Generator-Lauf erzeugt. |
| Zertifikat | Material- oder Recyclatzertifikat eines Lieferanten. |
| Vertrag | Verträge mit dualen Systemen, Lieferanten oder Behörden. |
| Prüfbericht | Externes Prüflabor-Ergebnis (z. B. Migration, Schadstoffe). |
| Sonstiges | Alles andere mit Compliance-Bezug. |
* Pflichtfeld
Filter & Suche
Im Vault findest du oben einen Filterbereich. Du kannst kombinieren:
- Typ: DOC, Zertifikat, Vertrag …
- Produkt/Lieferant/Material: Nach Verknüpfungen filtern.
- Status: Gültig, läuft bald ab, abgelaufen.
- Volltextsuche: Im Dokumentnamen und im OCR-Text — wenn dein Tarif OCR enthält.
Audit-Modus
Reminder-System
Reguly verschickt automatisch E-Mail-Reminder. Standard-Intervalle:
- 90 Tage vor Ablauf: Frühwarnung — du hast genug Zeit, eine Erneuerung zu organisieren.
- 30 Tage vor Ablauf: Standard-Reminder.
- 7 Tage vor Ablauf: Letzter Aufruf.
- Am Ablauftag: „Dokument ist heute abgelaufen".
- 14 Tage nach Ablauf: Dringende Eskalation, falls nicht erneuert.
FAQ
Werden Dokumente verschlüsselt gespeichert?
Was passiert, wenn ein Reminder ignoriert wird?
Kann ich Reminder an externe E-Mails senden?
Gibt es eine Größenbegrenzung pro Datei?
Werden gelöschte Dokumente endgültig entfernt?
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