PPWR
Compliance-Vault
Im Vault sammeln Sie alle Compliance-relevanten Dokumente an einem Ort: DoCs, Material-Zertifikate, Recyclat-Nachweise, Vertragspapiere mit dualen Systemen. Reguly behält den Überblick und erinnert Sie, bevor ein Dokument mit Ablaufdatum ausläuft, etwa ein Zertifikat.
Was ist der Vault?
Der Vault ist nicht einfach ein Datei-Ordner. Er ist ein strukturierter Tresor, in dem jedes Dokument mit Metadaten verknüpft ist: Welches Produkt? Welcher Lieferant? Welches Material? Welches Ablaufdatum? Diese Verknüpfung erlaubt Reguly, intelligente Reminder zu schicken und im Audit-Fall innerhalb von Sekunden das richtige Dokument zu liefern.
Wann nutze ich den Vault?
- Direkt nach jedem DOC-Generator-Lauf: Die fertige DOC wird automatisch im Vault abgelegt.
- Wenn ein Lieferant ein neues Zertifikat schickt: Laden Sie es manuell hoch und ordnen Sie es einem Lieferanten und Material zu.
- Im Audit-Fall: Filtern Sie nach Produkt oder Material und laden Sie alle relevanten Dokumente als ZIP herunter.
- Bei Ablauf-Reminders: Für Dokumente mit Ablaufdatum, etwa Zertifikate, schickt Reguly 30, 7 und 0 Tage vor Ablauf eine E-Mail. Konformitätserklärungen und Lieferantenerklärungen haben kein Ablaufdatum. Sie werden erneuert, wenn sich an der Verpackung etwas ändert.
Schritt für Schritt: Dokument hochladen
- 1
Vault öffnen
Im Dashboard unter „PPWR → Compliance-Vault". Sie sehen alle existierenden Dokumente, gefiltert nach Typ und Status.
- 2
Neues Dokument hochladen
Klicken Sie auf „Hochladen" und wählen Sie die Datei aus (PDF, JPG, PNG sind möglich; max. 10 MB pro Datei).
- 3
Metadaten zuweisen
Reguly fragt nach Dokument-Typ (DOC, Zertifikat, Vertrag, Sonstiges), Verknüpfung (Produkt, Lieferant, Material) und, falls vorhanden, dem Ablaufdatum (etwa bei Zertifikaten). Diese Daten machen das Dokument im Audit-Fall sofort findbar.
- 4
Reminder konfigurieren
Standardmäßig schickt Reguly Reminder 30 Tage vor Ablauf. Sie können zusätzliche Reminder setzen (z. B. 90 Tage) und die E-Mail-Empfänger anpassen — wichtig, wenn das Dokument von einem Kollegen verlängert werden muss.
- 5
Speichern
Nach dem Speichern ist das Dokument im Vault verfügbar. Sie können es jederzeit umbenennen, neu zuordnen oder herunterladen.
Dokumenten-Typen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| DOC | Konformitätserklärung — automatisch beim DOC-Generator-Lauf erzeugt. |
| Zertifikat | Material- oder Recyclatzertifikat eines Lieferanten. |
| Vertrag | Verträge mit dualen Systemen, Lieferanten oder Behörden. |
| Prüfbericht | Externes Prüflabor-Ergebnis (z. B. Migration, Schadstoffe). |
| Sonstiges | Alles andere mit Compliance-Bezug. |
* Pflichtfeld
Filter & Suche
Im Vault finden Sie oben einen Filterbereich. Sie können kombinieren:
- Typ: DOC, Zertifikat, Vertrag …
- Produkt/Lieferant/Material: Nach Verknüpfungen filtern.
- Status: Gültig, läuft bald ab, abgelaufen.
- Volltextsuche: Im Dokumentnamen und im OCR-Text — wenn Ihr Tarif OCR enthält.
Audit-Modus
Reminder-System
Reguly verschickt automatisch E-Mail-Reminder. Standard-Intervalle:
- 90 Tage vor Ablauf: Frühwarnung — Sie haben genug Zeit, eine Erneuerung zu organisieren.
- 30 Tage vor Ablauf: Standard-Reminder.
- 7 Tage vor Ablauf: Letzter Aufruf.
- Am Ablauftag: „Dokument ist heute abgelaufen".
- 14 Tage nach Ablauf: Dringende Eskalation, falls nicht erneuert.
FAQ
Werden Dokumente verschlüsselt gespeichert?
Was passiert, wenn ein Reminder ignoriert wird?
Kann ich Reminder an externe E-Mails senden?
Gibt es eine Größenbegrenzung pro Datei?
Werden gelöschte Dokumente endgültig entfernt?
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