PPWR & Konformität
Die Unterschrift fehlt nicht mehr.
Das DOC-Archiv führt generierte, hochgeladene und noch offene Konformitätserklärungen in einer Liste — und holt die Unterschrift per Link ein, auch von jemandem ohne Reguly-Konto.
- Verordnung
- PPWR (EU) 2025/40
- Bezug
- Art. 15, 39, Anhang VIII
- Modul
- DOC-Archiv + E-Signatur
- Signaturstufe
- eIDAS SES
Compliance-Verantwortliche
Ab dem ersten abgelegten Dokument liegt jede ausgestellte Erklärung an der Stelle, an der du sie auch in zwei Jahren zuerst suchst.
Zeichnungsberechtigte
Für euch bleibt am Ende ein Link und eine Unterschrift — kein zusätzliches Konto, kein Ausdruck, kein Scan zurück.
Kanzlei & Beratung
Beim nächsten Mandantentermin steht die Frage „unterschrieben oder nicht?" nicht mehr im Raum: Der Stand steht in der Zeile.
Ausgangslage
Zwischen „DOC erstellt" und „DOC unterschrieben" liegt der Papierweg
Die Konformitätserklärung ist geschrieben — dann beginnt der Teil, den niemand geplant hat: Anhang per Mail, Unterschriftenseite ausdrucken, einscannen, zurückschicken. Ein halbes Jahr später sucht jemand die gültige Fassung.
- Generierte, hochgeladene und halbfertige Erklärungen liegen in drei verschiedenen Ecken.
- Wer unterschreiben soll, sitzt oft außerhalb des Systems — Geschäftsführung, Lieferant, Bevollmächtigter.
- Die unterschriebene Fassung kommt als Scan zurück und verliert dabei den Bezug zum Original.
- Eine offene Unterschrift fällt erst auf, wenn die Erklärung gebraucht wird.
- Für ein paar Unterschriften im Jahr lohnt sich kein eigenes Abo bei einem Signaturdienst.
So arbeitest du damit
Eine Liste statt drei Ablagen
Das Archiv mischt drei Quellen in eine chronologisch sortierte Liste, neueste zuerst: generierte DOCs aus deinen Projekten, selbst hochgeladene Dateien und Entwürfe, die noch im Generator stehen. Die Freitextsuche filtert live über Titel und Metazeile — Name, Typ, Datum. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Vorschau, aus der heraus du das Dokument herunterlädst. Erklärungen, die außerhalb von Reguly entstanden sind, legst du per Drag-and-drop oder Dateiauswahl dazu: PDF, DOC und DOCX bis 20 MB. Hochgeladene Dokumente lassen sich umbenennen und archivieren. Zertifikate, Prüfberichte und übrige Nachweise gehören dagegen weiter in den Compliance-Vault — hier liegen die Konformitätserklärungen selbst.
Entwürfe weiterführen
Ein Entwurf trägt seinen Stand in der Zeile — „In Bearbeitung", „Bereit zum Ergänzen", Anzahl der Dateien, letzte Bearbeitung. „Fortsetzen" führt zurück in den DOC-Generator, an die Stelle, an der du aufgehört hast: Upload, Bericht, Ergänzen, DOC. Nichts davon musst du doppelt eintragen, und ein angefangenes Dokument verschwindet nicht aus dem Blick, nur weil es noch nicht fertig ist.
Unterschreiben lassen
Zwei Wege führen zur Unterschrift. Im Browser: vorhandene PDF-Formularfelder ausfüllen, im Signaturfeld zeichnen, das fertige PDF optional zurück ins Archiv legen. Oder als Signatur-Anfrage an eine E-Mail-Adresse, mit optionaler Nachricht. Bei einem generierten DOC wird die Unterschrift in das Dokument eingesetzt und daraus ein PDF erzeugt. Signiert wird im Browser, ein externer Signaturdienst ist nicht beteiligt — für die Unterschrift fällt kein zusätzliches Entgelt an.
Nachfassen und prüfen
Solange eine Anfrage offen ist, zeigt die Zeile „Signatur ausstehend" samt Empfänger und einen „Erinnern"-Knopf, der den Link erneut verschickt; der Status wird im Minutentakt nachgeladen. Danach steht dort „Extern signiert" mit Datum. Die unterschriebene Fassung hängt am Ursprungs-DOC und ist über dessen Audit-Trail abrufbar — mit Version und SHA-256-Prüfsumme.
Das Entscheidende
Ein Link genügt — kein Konto
Die Signatur-Anfrage erzeugt einen Token-Link auf eine öffentliche Seite. Wer sie öffnet, sieht Marke, Dokumenttitel, deine Nachricht und eine Vorschau des Dokuments, zeichnet die Unterschrift, trägt seinen Namen ein — der Ort ist optional — und schickt sie ab. Kein Login, kein zusätzliches Abo für einen Signaturdienst. Die Oberfläche benennt das Ergebnis ausdrücklich als einfache elektronische Signatur (eIDAS SES), nicht als qualifizierte Signatur. Abgelaufene und zurückgezogene Links funktionieren nicht mehr — dann braucht es einen neuen.
Im Zusammenspiel
Ein Datenbestand, der weiterreicht
- 01DOC-Generator
erstellt die Erklärung nach Anhang VIII
- Konformitätserklärung
- Version
- Sprachfassungen
- 02DOC-Archiv
bewahrt sie auf und holt die Unterschrift
- signierte Fassung
- Signatur-Status
- benanntes PDF
- 03Audit-Log
protokolliert jede Ablage und Signatur
- Zeitstempel
- Version
- SHA-256-Prüfsumme
Häufige Fragen
Welche Signaturstufe bekomme ich?
Eine einfache elektronische Signatur (eIDAS SES). Die Oberfläche weist sie genau so aus. Wo eine qualifizierte Signatur (QES) vorgeschrieben ist, brauchst du einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.
Braucht der Unterzeichner ein Reguly-Konto?
Nein. Die Signatur-Seite liegt bewusst außerhalb des Dashboards und ist ohne Login erreichbar — der Empfänger öffnet den Link, unterschreibt und ist fertig.
Wo landet die unterschriebene Fassung?
Sie wird an das Ursprungs-DOC gekoppelt und erscheint nicht als zweiter Eintrag in der Liste. Abrufbar ist sie über den Audit-Trail des DOCs; beim Download wird sie bevorzugt ausgeliefert, mit dem Zusatz „_signiert" im Dateinamen.
Worin unterscheidet sich das Archiv vom Compliance-Vault?
Das DOC-Archiv führt die Konformitätserklärungen selbst — generiert, hochgeladen oder im Entwurf, versioniert und mit Signatur-Status. Der Compliance-Vault ist die Ablage für alle übrigen Nachweise wie Zertifikate und Prüfberichte.
Kann ich eine Erklärung in mehreren Sprachen herunterladen?
Generierte DOCs können weitere Sprachfassungen tragen. Sie werden auf Anforderung gerendert und stehen danach im Download-Menü der Zeile; die Zahl neben „Herunterladen" nennt die verfügbaren Fassungen.
Welche Dateien kann ich hochladen?
PDF, DOC und DOCX bis 20 MB je Datei, per Drag-and-drop oder über die Dateiauswahl.
Bekomme ich generierte DOCs als PDF?
Ja. Generierte Erklärungen liegen als HTML und werden beim Download in ein PDF umgewandelt — unter dem Namen, den das Dokument in der Liste trägt.
Wie lange muss ich eine Konformitätserklärung aufbewahren?
Die PPWR verlangt fünf Jahre bei Einwegverpackungen und zehn Jahre bei Mehrwegverpackungen. Das Archiv ist der Ort, an dem die Erklärung so lange auffindbar bleibt.
Verordnung (EU) 2025/40 (PPWR), Art. 15, 39 und Anhang VIII
Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS), einfache elektronische Signatur
Sehen, was noch offen ist
Fünf Fragen zeigen dir, wie weit deine PPWR-Nachweise tragen — kostenlos und ohne Anmeldung.