Insights & Betrieb
Jede Änderung steht schon fest, bevor jemand danach fragt.
Das Audit-Log ist der laufende Verlauf deiner Marke: Anlegen, Ändern, Löschen, Archivieren, Hoch- und Herunterladen — mit Zeitpunkt, Aktion, betroffener Entität und dem Detail der Änderung.
- Modul
- Audit-Log
- Entitätstypen
- 5 Filter
- Aktionen
- 6 Filter
- Ansicht
- letzte 50 Ereignisse
Ausgangslage
Die Frage kommt später — die Antwort entsteht heute
Behörden, Auditoren und Handelspartner fragen selten, ob eine Verpackung konform ist. Sie fragen, wie du das belegst: auf welcher Datengrundlage die Konformitätserklärung entstanden ist, wer den Wert zuletzt angefasst hat und wann. Diese Antwort lässt sich nicht nachträglich erzeugen — entweder wurde mitgeschrieben oder nicht. In verteilter Arbeit an Tabellen und Laufwerken wird sie es meist nicht.
- Ein Wert hat sich geändert, aber niemand weiß, wann er gekippt ist und wer ihn gesetzt hat.
- Die Tabelle kennt nur den aktuellen Stand — der Zustand von vorletzter Woche ist weg.
- Wer versehentlich überschreibt, merkt es erst, wenn die Zahl an anderer Stelle auffällt.
- Dass ein Nachweis gelöscht oder archiviert wurde, ist im Nachhinein nicht mehr zu belegen.
So arbeitest du damit
Was ins Log geschrieben wird
Das Audit-Log ist kein Modul, das du pflegst — es füllt sich aus der Arbeit der anderen Module. Jedes Ereignis trägt den handelnden Nutzer, die Marke, den Entitätstyp, die Entitäts-ID, die Aktion, das Diff der Änderung und den Zeitpunkt. Fünf Entitätstypen sind vorgesehen: Substanz, Compliance-Dokument, Produkt, Marke und DOC-Projekt. Sechs Aktionen kommen dazu: anlegen, ändern, löschen, archivieren, hochladen und herunterladen. Legst du im Compliance-Vault einen Prüfbericht ab, entsteht daraus ein Ereignis auf dem Compliance-Dokument; änderst du eine Substanz im Schadstoff-Modul, steht die Änderung als Diff hier. Seit einem späteren Ausbau kommt zu jedem Ereignis der komplette Zeilenzustand direkt nach der Änderung — dieser Snapshot fehlt bei Ereignissen, die vor der Einführung des Feldes entstanden sind. Sichtbar sind ausschließlich Ereignisse deiner eigenen Marke; die Abfrage läuft gegen die Marken-ID, nicht gegen den gesamten Bestand.
Lesen und eingrenzen
Die Ansicht zeigt die letzten 50 Ereignisse als Tabelle mit vier Spalten: Zeitpunkt, Aktion, Entität und Detail. Der Zeitpunkt steht ausgeschrieben mit Datum und Uhrzeit, die Aktion als farbcodiertes Kürzel, die Entität mit ihrem Typ und der auf acht Zeichen gekürzten ID, das Detail als das rohe Diff der Änderung. Zwei Filter stehen darüber — Entitätstyp und Aktion — und lassen sich einzeln oder zusammen setzen; sobald einer greift, erscheint „Zurücksetzen". Was das Log dir dabei nicht abnimmt, gehört zur ehrlichen Beschreibung: Es gibt keine Volltextsuche, keinen Filter nach Person oder Zeitraum und kein Blättern über die 50 Ereignisse hinaus. Wer weiter zurück will, grenzt über die Filter ein. Auch die Darstellung bleibt technisch: Das Detail ist das Änderungsobjekt in Rohform, mit den Feldnamen der Datenbank und Feldern, die schlicht keinen Wert haben — der Screenshot oben zeigt genau das. Für unbekannte Aktionen und Entitätstypen greift keine Übersetzung, dort steht der englische Rohwert.
Nicht zu verwechseln: der Trail eines einzelnen Dokuments
Neben dem Audit-Log gibt es den Audit-Trail — und beide beantworten verschiedene Fragen. Das Audit-Log ist die markenweite Chronik: alles, was in deiner Marke passiert ist, quer über Module und Entitäten. Der Audit-Trail hängt dagegen an genau einer Konformitätserklärung und wird im DOC-Archiv über die Schaltfläche „Audit-Trail" an der jeweiligen Zeile geöffnet. Er zeigt den Lebensweg dieses einen Dokuments als Zeitleiste: Projektanlage, hochgeladene Quelldateien, die KI-Extraktion, jede erzeugte Version und jeden Signatur-Link bis zur externen Unterschrift. Dazu führt er eine SHA-256-Prüfsumme der gespeicherten Datei, die serverseitig bei der Erstellung fixiert wird und im Trail gekürzt dargestellt ist; für extern signierte Dokumente kommt der Signatur-Nachweis-Hash hinzu. Diesen Trail kannst du als gebrandetes PDF sichern — das Audit-Log selbst hat keinen solchen Export. Für Administratoren existiert daneben ein dritter Blick: ein markenübergreifender Feed sicherheitsrelevanter Ereignisse mit Schnellfiltern und CSV-Export, Admin- und Entwicklerrollen vorbehalten. Merksatz: das Log für die Frage „Was ist passiert?", der Trail für die Frage „Wie ist dieses Dokument entstanden?".
Der Unterschied
Zwei Prüfungen, dieselbe Frage
Die technische Dokumentation und die EU-Konformitätserklärung sind nach der PPWR aufzubewahren; die Nachvollziehbarkeit dahinter ist deine Aufgabe. Der Unterschied zeigt sich nicht am Tag der Änderung, sondern Monate später — wenn jemand danach fragt.
Was bei einer Prüfung fehlt
- Der Zeitpunkt: Wann ein Wert gesetzt wurde, steht nirgends — nur, was heute drinsteht.
- Der Vorher-Zustand: Die alte Fassung wurde überschrieben und ist nicht mehr rekonstruierbar.
- Die Aktion: Ob ein Dokument hochgeladen, archiviert oder gelöscht wurde, lässt sich nicht unterscheiden.
- Der Zusammenhang: Zu einer Änderung fehlt die betroffene Entität — Produkt, Marke, Nachweis oder DOC-Projekt.
Was mit dem Audit-Log da ist
- Der Zeitstempel jedes Ereignisses, ausgeschrieben in der ersten Spalte, absteigend sortiert.
- Das Diff der Änderung in der Detailspalte, dazu — seit dem späteren Ausbau — der vollständige Zeilenzustand nach der Mutation als Snapshot.
- Die Aktion als eigenes, farbcodiertes Feld: anlegen, ändern, löschen, archivieren, hochladen, herunterladen.
- Entitätstyp und Entitäts-ID je Zeile, über die Filter auf Substanz, Nachweis, Produkt, Marke oder DOC-Projekt eingrenzbar.
Im Zusammenspiel
Ein Datenbestand, der weiterreicht
- 01Compliance-Vault
jedes Ablegen, Ändern und Archivieren eines Nachweises erzeugt ein Ereignis
- Compliance-Dokument
- Aktion
- Zeitpunkt
- 02Audit-Log
schreibt die Ereignisse der Marke fort, mit Diff und Snapshot je Zeile
- Zeitstempel
- Diff
- Snapshot
- Entitäts-ID
- 03DOC-Archiv
zeigt daneben den Trail einer einzelnen Konformitätserklärung
- Dokument-ID
- Version
- SHA-256-Prüfsumme
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Audit-Log und Audit-Trail?
Das Audit-Log ist das Modul: die markenweite Chronik aller Ereignisse über alle Entitäten hinweg, filterbar nach Entitätstyp und Aktion. Der Audit-Trail gehört zu genau einem Dokument, wird im DOC-Archiv an der jeweiligen Zeile geöffnet und zeigt dessen Lebensweg von der Projektanlage bis zur Signatur — samt SHA-256-Prüfsumme und PDF-Export. Zwei Ansichten, zwei Fragen.
Kann ich das Audit-Log exportieren?
Aus dem Marken-Audit-Log heraus nicht — dort gibt es weder CSV- noch PDF-Export. Exportieren lassen sich der Audit-Trail eines einzelnen Dokuments als gebrandetes PDF und, für Administratoren, der markenübergreifende System-Feed als CSV.
Kann ich im Log suchen oder weiter zurückblättern?
Nein. Es gibt zwei Filter — Entitätstyp und Aktion — und die Ansicht zeigt die letzten 50 Ereignisse. Eine Volltextsuche, einen Filter nach Person oder Zeitraum und ein Weiterblättern gibt es im Modul nicht; du grenzt über die beiden Filter ein.
Kann ich eine versehentliche Änderung zurücknehmen?
Ja. Zu jeder Entität lässt sich ihre Ereignisreihenfolge abrufen, und eine Entität kann auf den Snapshot eines früheren Ereignisses zurückgerollt werden — vorbehalten den Owner- und Admin-Rollen der Marke. Das Zurückrollen ist selbst wieder ein Ereignis und steht danach im Log.
Warum stehen in der Detailspalte Felder ohne Wert?
Weil dort das Änderungsobjekt in Rohform steht, so wie es gespeichert wurde. Felder, die keinen Wert tragen, erscheinen mit null — etwa ein Dokument ohne Produktbezug oder ohne abgelöste Vorgängerversion. Das ist echte Ausgabe, keine Lücke im Datensatz.
Werden auch Lesezugriffe protokolliert?
Protokolliert werden die sechs vorgesehenen Aktionen: anlegen, ändern, löschen, archivieren, hochladen und herunterladen. Ein Herunterladen erzeugt also ein Ereignis; das bloße Öffnen einer Liste oder eines Berichts nicht.
Ersetzt das Audit-Log unsere eigenen System-Logs?
Nein. Anwendungs- und Infrastruktur-Logs bleiben in deinem eigenen Log-System. Reguly protokolliert Compliance-Metadaten: Aktion, Entität, Zeitpunkt, Diff und Snapshot.
Verordnung (EU) 2025/40 (PPWR), Art. 15 Abs. 3 und Anhang VII
Sehen, was die PPWR von dir verlangt
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