Digitaler Produktpass: Warum Hersteller jetzt bei ihren Daten anfangen sollten

Ein Digitaler Produktpass ist schnell erzeugt: ein Datensatz, eine Webadresse, ein QR-Code auf dem Produkt. Schwierig wird es eine Ebene tiefer. Woher kommen die Angaben zu Materialien, Stoffen, Herkunft und Reparatur? Wer pflegt sie, wer gibt sie frei, und wo liegen sie in zehn Jahren noch? Für die meisten produzierenden Unternehmen entscheidet die Datengrundlage über den Aufwand, nicht die Technik. Wer heute damit beginnt, hat später weniger Arbeit, auch wenn der Rechtsakt für die eigene Produktgruppe noch nicht da ist.

Rechtsrahmen

Ökodesign-Verordnung (ESPR), VO (EU) 2024/1781

Erste Pflicht

Batteriepass ab 18. Februar 2027

EU-Register

in Betrieb seit 20. Juli 2026

Normen

sechs harmonisierte Normen seit Juli 2026, u. a. EN 18219 und EN 18220

Der Pass ist nur so gut wie die Daten dahinter

Welche Angaben ein Produktpass enthalten muss, legt die Kommission für jede Produktgruppe in einem eigenen delegierten Rechtsakt fest. Typisch sind Angaben zu Materialien und Komponenten, besorgniserregenden Stoffen, Rezyklatanteil, CO₂-Fußabdruck, Reparatur, Ersatzteilen und Entsorgung. Fast nichts davon ist für ein produzierendes Unternehmen neu. Neu ist, dass diese Angaben vollständig, aktuell, maschinenlesbar und eindeutig einem Produkt zugeordnet vorliegen müssen.

In der Praxis sind die Daten über viele Systeme verteilt: Stammdaten im ERP, technische Merkmale und Stücklisten im PLM, Produktbeschreibungen im PIM, Zertifikate und Prüfberichte im Dokumentenmanagement, Materialangaben in Datenblättern der Lieferanten und vieles in Excel-Listen. Das führt zu bekannten Problemen: fehlende Materialangaben, abgelaufene Zertifikate, dasselbe Merkmal in drei Schreibweisen. Für den internen Gebrauch fällt das oft nicht auf. In einem Produktpass, den Kunden, Recycler und Marktüberwachung abrufen, schon.

Materialdaten sind der aufwendigste Teil

Für Hersteller liegt die größte Lücke meist bei den Werkstoffen. Materialdatenblätter kommen als PDF, in unterschiedlichen Formaten und mit unterschiedlichem Detailgrad. Um daraus Pass-Daten zu machen, müssen sie in strukturierte, maschinenlesbare Datensätze überführt und mit der Stückliste verknüpft werden: Welches Material steckt in welchem Bauteil, in welcher Menge, mit welchen Stoffen und in welcher Konzentration?

Wer Materialdaten, Stücklisten, Lieferanteninformationen und regulatorische Anforderungen an einer Stelle zusammenführt, gewinnt doppelt. Der Produktpass lässt sich daraus ableiten, und dieselben Daten helfen in Entwicklung, Einkauf und Simulation. Wo Lieferanten keine Werte liefern, können Referenzdaten mit branchenüblichen Werten eine Lücke vorläufig schließen. Sie sollten aber als solche gekennzeichnet sein und später durch echte Lieferantenangaben ersetzt werden.

Eine Frage der Architektur, nicht nur der Nachhaltigkeit

Der Produktpass wird oft der Nachhaltigkeits- oder Compliance-Abteilung zugeordnet. Technisch ist er eine Aufgabe für die gesamte IT-Landschaft. Zwei Punkte werden dabei leicht unterschätzt.

• Eindeutige Kennungen: Ein Produktpass ist nur so verlässlich wie der Schlüssel, über den er gefunden wird. Mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2026/1736 hat die Kommission im Juli 2026 sechs Normen für den Produktpass als harmonisiert anerkannt, darunter EN 18219 für eindeutige Kennungen und EN 18220 für Datenträger wie QR-Code, Data Matrix oder RFID. Die Anwendung ist freiwillig. Wer sie einhält, kann aber davon ausgehen, die Anforderungen aus Art. 10 und 11 ESPR zu erfüllen.
• Lange Verfügbarkeit: Der Pass muss so lange abrufbar bleiben, wie es der Rechtsakt für die Produktgruppe vorschreibt. Bei Industriegütern und Batterien sind das viele Jahre, oft länger als ein Softwareprojekt oder die Plattform, auf der es läuft. Webadressen sollten deshalb nicht an eine Kampagnen-Domain oder einen einzelnen Anbieter gebunden sein. Art. 10 Abs. 4 ESPR verlangt zudem eine Sicherungskopie bei einem unabhängigen Drittanbieter.

Warum es sich lohnt, jetzt anzufangen

Zwischen dem Inkrafttreten eines delegierten Rechtsakts und seiner Anwendung liegen in der Regel mindestens 18 Monate. Das klingt nach viel Zeit. Wer aber einmal Materialdaten über mehrere Lieferantenstufen eingeholt hat, weiß, dass allein die Rückläufe Monate dauern können. Dazu kommen Datenmodell, Systemanbindung, Freigabeprozesse und Tests.

Der Großteil der Vorarbeit hängt nicht vom Detail des Rechtsakts ab. Welche Materialien in einem Produkt stecken, welcher Lieferant sie liefert und wo das Zertifikat liegt, muss ein Unternehmen ohnehin wissen. Viele dieser Angaben werden schon heute verlangt, etwa für die Verpackungsverordnung (PPWR), für REACH-Auskünfte oder für CBAM-Meldungen. Wer sie einmal sauber strukturiert, nutzt sie mehrfach.

Hinzu kommt der Nutzen über die Pflicht hinaus. Gepflegte Produktdaten verkürzen Antworten auf Kundenanfragen, erleichtern Ausschreibungen und machen Nachhaltigkeitsangaben belegbar. Der Pass selbst kann Ersatzteil- und Reparaturinformationen bereitstellen, den Service entlasten und nach dem Verkauf einen direkten Kontakt zum Kunden herstellen.

Fünf erste Schritte für produzierende Unternehmen

• Betroffenheit klären: Welche Produkte fallen in Gruppen, für die ein Pass geplant ist? Batterien, Eisen und Stahl, Textilien, Aluminium und Reifen stehen vorne im Arbeitsplan der Kommission. Auch Zulieferer dieser Branchen sollten mit Datenanfragen rechnen.
• Bestand aufnehmen: Welche Produkt-, Material- und Nachweisdaten liegen in welchem System vor, wie vollständig und wie aktuell?
• Verantwortung festlegen: Wer pflegt, prüft und gibt welche Datengruppe frei, und welches System gilt im Zweifel?
• Lieferanten einbinden: Welche Angaben werden von wem gebraucht, in welchem Format und wie oft aktualisiert?
• Kennungen und Systeme planen: eindeutige Produktkennungen nach EN 18219 vorsehen und Schnittstellen so anlegen, dass der Pass aus vorhandenen Daten entsteht und nicht von Hand gepflegt wird.

Mehr dazu im IHK-Webinar am 27. Oktober

Im kostenlosen Webinar „Digitaler Produktpass – was ist zu tun?“ der IHK Mittlerer Niederrhein geht Oskar Cornelissen, Mitgründer und Chief Legal Officer von Reguly, auf genau diese Fragen ein: welche Anforderungen gelten, wie Unternehmen ihre Produktdaten und Systeme vorbereiten, wo Produktdigitalisierung über die Pflicht hinaus Nutzen bringt und womit man anfängt. Das Webinar findet am Dienstag, 27. Oktober 2026, von 10 bis 11 Uhr online statt. Vorwissen ist nicht nötig, am Ende bleibt Zeit für Fragen.